„Behördensprache und
Leichte Sprache – gemeinsam
für mehr Verständnis.“
Einführung von Leichter Sprache in der Kreisverwaltung Ostholstein
Verwaltung verständlich für alle – das war das Ziel, das sich der Kreis Ostholstein bereits mit seinem 1. Aktionsplan Inklusion gesetzt hat.
Doch auf dem Weg zu mehr Barrierefreiheit in der Kommunikation mit Bürger:innen mussten erst Hürden abgebaut und Überzeugungsarbeit geleistet werden. Wie es Minne Heuer und Volker Horn gelungen ist, die Leichte Sprache.in der Kreisverwaltung zu verankern, welche Rolle Künstliche Intelligenz dabei spielt und warum Veränderung immer Teamarbeit ist, erzählen sie im Interview.
Name der Kommune: Kreis Ostholstein
Webseite: www.kreis-oh.de
Der Kreis Ostholstein liegt im Herzen Schleswig-Holsteins – zwischen der Kieler und Lübecker Bucht und mit direkter Anbindung zur Insel Fehmarn. Rund 200.000 Menschen leben hier auf einer Fläche von knapp 1.400 km². Die Kreisverwaltung mit Sitz in Eutin ist breit aufgestellt: In mehreren Fachbereichen arbeitet sie an Lösungen für eine moderne, bürgernahe Verwaltung – wie der Einführung von Leichter Sprache.
Verwaltungssprache: wie Bürokratensprech Bürger:innen ausschließt
Die Fachsprache in der öffentlichen Verwaltung ist komplex. Häufig bestehen Texte aus langen Kettensätzen, gespickt mit Rechtsgrundlagen und unklaren Formulierungen.
„Wichtig ist immer zu bedenken, dass die Bürosprache, also die Fachsprache der Verwaltung, auf einem Niveau erfolgt, das selbst gebildete Menschen sehr leicht überfordern kann“, erklärt Volker Horn vom Kreis Ostholstein.
Die Folge: Viele Bürger:innen können sich nicht eigenverantwortlich informieren. Dies gilt insbesondere für Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen, Senior:innen oder Zugewanderte. Für den Kreis Ostholstein war klar: Alle Bürger:innen müssen Informationen erhalten, die einfach verständlich sind.
„Für uns bedeutet Inklusion, dass allen Menschen, die im Kreis Ostholstein leben, ein barrierefreier Zugang zu allen Informationen gewährt wird.“, sagt Volker Horn.
Damit jede:r die Chance hat, sich eigenständig zu informieren und zu beteiligen, sollte der Zugang zu Informationen in Leichter Sprache systematisch verbessert werden.
Doch die Realität sah erstmal anders: Texte wurden extern in Leichte Sprache übersetzt, ein Prozess, der 2-3 Wochen dauern konnte. Bis zur Veröffentlichung waren die Inhalte häufig schon wieder überholt: „Wir hatten damals noch kein Rezept, wie wir das effizient umsetzen sollten.“, berichtet Minne Heuer vom Kreis Ostholstein.
„Ein Knopfdruck, und der Text ist verständlich“
Die Wende brachte der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Mit der Lösung von SUMM AI lassen sich Texte auf Knopfdruck in Leichte Sprache übersetzen. „Das war das, worauf wir gewartet haben. Davon träumt jeder – ein Knopfdruck, und der Text ist verständlich aufbereitet“, schwärmt Volker Horn. Auch Minne Heuer ist begeistert: „Ich finde das super, weil es so schnell geht.“
Doch obwohl die Lösung auf der Hand lag, war der Weg zur flächendeckenden Anwendung nicht ganz so einfach. „Zu Beginn haben wir eine Bedarfsabfrage für Leichte Sprache im Haus gemacht. Da kam nicht viel zurück, weil die Kolleg:innen noch gar nicht so im Thema waren, noch nicht richtig sensibilisiert“, erklärt Minne Heuer. Die Herausforderung lag also vor allem auch in der Überzeugungsarbeit innerhalb der Verwaltung.
Die Lösung fanden Volker Horn und Minne Heuer in der Gründung einer Arbeitsgruppe, die mit gezielten Pilotprojekten, wie z.B. einem Flyer zur Zuwanderung, startete. „Wir wollten sensibilisieren und das Thema durchsetzen, deshalb haben wir das zur kleinen Chefsache gemacht“, sagt Minne Heuer.
Mit viel Enthusiasmus, direktem Austausch mit Kolleg:innen und Unterstützung von der Verwaltungsleitung gelang es, das Thema in die Fachbereiche zu tragen. Ein zentrales Element war dabei die Einbindung von Verbündeten, etwa des Beirats für Menschen mit Behinderung, sowie interne Schulungen und Informationsveranstaltungen.
Tägliche Übersetzungen dank Integration im Redaktionssystem
Mittlerweile ist die KI-gestützte Übersetzung in Leichte Sprache fest im Arbeitsalltag des Kreises verankert. Über eine Schnittstelle zwischen dem Übersetzungstool und dem Redaktionssystem IKISS können Texte nun automatisiert übertragen, bearbeitet und veröffentlicht werden. Was zunächst mit aktuellen Meldungen und einzelnen Webseitentexten begann, ist mittlerweile zu einem täglichen Prozess geworden: „Das läuft jetzt sukzessive weiter: Jeder neue Text wird direkt in Leichter Sprache mitveröffentlicht“, erklärt Minne Heuer. Sie selbst nutzt das Tool täglich, nicht nur für Webtexte, sondern auch für die Gestaltung barrierefreier Flyer und Informationsblätter. Die Kolleg:innen wurden geschult, und auch die Pressestelle arbeitet mittlerweile routiniert mit dem Tool. So ist die Leichte Sprache nun ein fester Bestandteil der täglichen Kommunikation und sorgt für barrierefreie Informationen für alle Bürger:innen.
Tipps für andere Kommunen
Für Kommunen, die ebenfalls mit dem Thema starten möchten, teilt das Team wertvolle Erfahrungen und Empfehlungen:
- Macht das Thema zur Chefsache – holt die Leitung mit ins Boot.
- Startet klein, aber konkret – etwa mit einem Pilotprojekt.
- Sucht Verbündete im Haus und außerhalb.
- Bietet Schulungen zum Thema an.
- Bindet früh wichtige Stellen wie Datenschutz oder (Behinderten-)Beiräte ein.
„Veränderungsprozesse verlaufen nie linear.
Aber wichtig ist, dass wir am Ende auf einem höheren Niveau stehen als vorher.“
– Volker Horn
Beauftragter für Inklusionsfragen
Der Kreis Ostholstein auf dem Weg zu Leichter Sprache:
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