Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr, sie ist Realität in vielen Bereichen unserer Gesellschaft, so auch in der öffentlichen Verwaltung. Doch mit der rasant fortschreitenden Technologie wachsen auch die Herausforderungen:
Wie können Städte und Gemeinden KI verantwortungsvoll einsetzen? Was gibt der EU AI Act vor? Und wie lässt sich eine pragmatische Strategie entwickeln?

Das Problem: KI ist da – aber die Unsicherheit auch

Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in kommunale Verwaltungen: Chatbots im Bürgerservice, automatische Textvereinfachung oder Tools zur Datenprüfung sind keine Zukunftsvision mehr – sondern Realität.
Doch mit den neuen Möglichkeiten wachsen auch die Fragen:

• Welche Prozesse lassen sich durch KI verbessern
• Wie funktioniert der Einsatz konkret?
• Was sagt das Datenschutzrecht?
• Wie schulen wir Mitarbeitende?
• Und: Wie begegnen wir dem Thema strategisch?

Viele Kommunen sind neugierig, aber auch zögerlich. Die Angst vor Fehlern, rechtlichen Problemen oder Kontrollverlust lähmt oft die Umsetzung.

Die Lösung: Eine klare KI-Strategie für die Kommune

Statt KI isoliert zu betrachten, brauchen Kommunen einen strukturierten Ansatz.
Eine kommunale KI-Strategie schafft:

• Verbindliche Regeln
• Technische und rechtliche Sicherheit
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden
• Klarheit in der Auswahl von Tools

Der europäische Rechtsrahmen – insbesondere der EU AI Act – unterstützt diesen Weg mit konkreten Anforderungen zur Risikobewertung und Transparenz.

Wie Kommunen den Einsatz von Künstlicher Intelligenz konkret angehen, muss jede Verwaltung für sich entscheiden. Wir haben dazu einen übersichtlichen Rahmen zusammengestellt – mit den wichtigsten Fragen, die man sich stellen sollte, Hinweisen dazu, wer frühzeitig eingebunden werden sollte, und Beispielen, wie andere Städte das Thema bereits praktisch umsetzen.

Schritt für Schritt: Eine KI-Strategie für die eigene Kommune entwickeln

Zu Beginn steht erstmal die Entwicklung einer KI-Strategie. Eine fundierte KI-Strategie sollte folgende Bausteine enthalten:

1. Bestandsaufnahme & Zielsetzung:

Bevor neue Tools eingeführt werden, braucht es Klarheit:

• Welche Prozesse können durch KI verbessert werden?
• Welche Ziele verfolgt die Kommune mit KI – Effizienz, Bürgernähe, Innovationskraft?
• Welche Daten werden verarbeitet?

2. Leitlinien & Regeln:

Um als Verwaltung eine klare Linie zu fahren, braucht es strategische Leitlinien, an denen man sich orientieren kann. Ein Beispiel, wie dies in der Praxis umgesetzt wird, zeigt die Stadt Kiel:
Die dort eingeführte Dienstvereinbarung zur verantwortungsvollen Nutzung von KI regelt klar, wie KI eingesetzt werden darf und wie nicht.

Mitarbeitende absolvieren zudem einen KI-Pass, bestehend aus Informationen, Schulung, einer Checkliste und zur Kenntnisnahme der Dienstvereinbarung.

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass der KI-Einsatz transparent und verantwortungsvoll erfolgt.

Mehr dazu hier.

3. Integration in bestehende Prozesse:

Um das volle Potential von KI zu nutzen, muss sichergestellt werden, dass bestehende IT- und Admin-Prozesse eingehalten werden und die Neuanschaffungen damit kompatibel sind. Dazu können mit KI-Anbietern beispielsweise konkretere Vereinbarungen und Maßnahmen getroffen werden wie:

• Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVVs) oder
• Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Einige KI-Anbieter bieten diese ebenfalls an und stellen damit sicher, dass die Nutzung der KI-Tools mit bestehenden Datenschutzkonzepten der Verwaltung konform ist.

4. Einhaltung des Rechtlichen Rahmens: Der EU AI Act

Der EU AI Act bringt erstmals einheitliche Regeln für den KI-Einsatz – auch in Kommunen. Entscheidend: Die Einstufung nach Risikoklassen:

Kommunen müssen also prüfen:
Wo fällt unser System hinein? Welche Vorgaben gelten?

Genauere Informationen zum EU AI Act sowie zur Risikoklassifizierung finden Sie hier.

Praxisbeispiele: So gehen andere Städte vor

Um sich ein genaues Bild zu machen, wie das Thema KI-Strategie in der eigenen Kommune umgesetzt werden kann, hilft häufig der Blick auf andere Verwaltungen, die bereits mit gutem Beispiel voran gehen. Beispiele hierfür sind:

Die Stadt Kiel:

Die Landeshauptstadt Kiel hat im April 2025 als eine der ersten Kommunen Deutschlands eine offizielle Dienstvereinbarung zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung verabschiedet.

Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Routineaufgaben zu erleichtern – jedoch stets unter Beachtung ethischer und transparenter Grundsätze. Ein zentrales Element ist der neu eingeführte „KI-Pass“:
Nur wer sich über interne Schulungen, Leitlinien und eine Checkliste umfassend informiert hat, darf KI-Tools wie ChatGPT im Arbeitsalltag nutzen. So stellt Kiel sicher, dass Mitarbeitende sowohl die Chancen als auch die Risiken kennen.

Mehr Informationen dazu hier.

Die Stadt Essen:

Die Stadt Essen hat im August 2024 mit der „Charta Digitale Ethik“ einen verbindlichen Werterahmen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und digitalen Technologien in der Verwaltung geschaffen. Die Charta legt zentrale ethische Prinzipien fest – darunter Transparenz, Datenschutz, Diskriminierungsfreiheit und die Verantwortung menschlicher Entscheidungen – und überträgt klassische Verwaltungswerte auf moderne Technologien.

Als „lebendiges Dokument“ wird sie kontinuierlich weiterentwickelt, um mit dem rasanten technologischen Wandel Schritt zu halten. Gleichzeitig ist sie offen für die Nachnutzung: Unter einer Creative Commons-Lizenz (CC BY-SA 4.0) kann sie von anderen Kommunen unkompliziert übernommen und angepasst werden.

Essen geht dabei über reine Grundsatzformulierungen hinaus und setzt digitale Ethik bereits praktisch um. Ein Beispiel ist der Einsatz von SUMM AI im Presse- und Sozialamt der Stadt: Dort wird KI aktiv genutzt, um Texte in Leichter Sprache zu erstellen und damit Verwaltungsinformationen barrierefrei und inklusiv zugänglich zu machen.

Die Stadt übernimmt so eine Vorreiterrolle für eine verantwortungsvolle, bürgernahe und zukunftsfähige Verwaltung – mit klaren Werten und konkretem technologischem Einsatz.

Mehr Informationen dazu hier.

Die Stadt Hamburg:

Hamburg hat 2024 zehn Leitlinien für den KI-Einsatz in der Verwaltung verabschiedet. Sie basieren auf folgenden Werten: Chancen und Potenziale nutzen, gemeinwohlorientierte KI, Risiken begegnen, vor Diskriminierung schützen, Rechtskonformität sicherstellen, vertrauenswürdige KI by Design, Datenbasis schaffen, digitale Souveränität gewährleisten, digitale Kompetenzen und Partizipation fördern sowie KI-Entwicklung gemeinsam vorantreiben.

Die Stadt fördert gezielt Innovationen und Start-ups, um KI praxisnah und nachhaltig zu integrieren.

Ein praktisches Beispiel ist SUMM AI: Als einer der ersten Kund:innen, der KI-basierten Software, die komplexe Verwaltungstexte automatisch in Leichte Sprache übersetzt, setzt die Stadt dabei insbesondere den gemeinwohlorientierten Aspekt der KI-Nutzung um. Zudem ist die Senatskanzlei Hamburg Projektpartner bei der Weiterentwicklung der Software im Rahmen eines geförderten Vorhabens der Civic Innovation Platform. Dabei wird eine neue Funktion zur automatischen Erstellung von passenden Bildern für Leichte Sprache entwickelt und erfolgreich implementiert – ein wichtiger Schritt für barrierefreie, digitale Kommunikation.

Mehr Informationen zum Projekt.

Praktische Umsetzung: Der KI-Fahrplan für Kommunen

Für den Start eines KI-Projektes, müssen die folgenden wichtigsten Schritte eingehalten werden:

1. Verständnis schaffen
Interne Informationsangebote, Webinare, niedrigschwellige Piloten starten

2. Dienstvereinbarung abschließen
In Absprache mit Personalrat, Datenschutz, IT und Rechtsabteilung

3. Leitfaden entwickeln
Regelungen zu Toolauswahl, Risiko-Einstufung, Datenschutz, Schulung

4. Toolauswahl strukturieren
Mit Checklisten zur DSGVO-Konformität und Technikintegration

5. Begleitung sicherstellen
Monitoring, Feedback-Loops, transparente Kommunikation

Fazit: Mit einer klaren Strategie wird KI zur Chance

KI ist kein Selbstläufer, aber auch kein Risiko per se. Wer klare Ziele, rechtliche Grundlagen und organisatorische Regeln berücksichtigt, kann KI effektiv und verantwortungsvoll in der Verwaltung einsetzen.

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